Privacybeleid

Artikel 1 – Definities
In dit reglement wordt onder de hierna aangegeven begrippen en termen het volgende verstaan:

1. Persoonsgegeven: Ieder gegeven dat herleidbaar is tot een natuurlijk persoon, waaronder naam- en adres gegevens, maar in dit geval ook bijzondere gegevens met betrekking tot verzuim en ziekte.

2. Verwerker: Ten aanzien van de taken die klanten van RondomWerk hebben als zijnde werkgever hebben (denk aan de wettelijke verplichting om een plan van aanpak op te stellen in het kader van reintegratie) en die zij uitbesteed heeft aan RondomWerk; is RondomWerk aan te merken als verwerker in de zin van de AVG en de klant van RondomWerk als verantwoordelijke.

3. Verantwoordelijke: Ten aanzien van de overige diensten, die niet onder de eigen wettelijke verplichting van klanten, zijnde werkgevers, vallen, is RondomWerk aan te merken als verantwoordelijke in de zin van de AVG en de klant van RondomWerk ook als verantwoordelijke.

4. Verwerken: hetzelfde zoals gedefinieerd in de AVG, namelijk; het opslaan, verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, bijwerken, wijzigen en vernietigen van persoonsgegevens.

Artikel 2 – Doel & gebruik gegevens

1. Het doel van de verwerkingen is het kunnen beschikken over gegevens die noodzakelijk zijn voor het door RondomWerk in haar hoedanigheid van re-integratiebedrijf en verzuimbegeleidingsbedrijf, juist, tijdig en volledig nakomen van met opdrachtgevers gesloten overeenkomsten en daarmee ook een zorgvuldige uitvoering van haar dienstverlening.

2. Bij het gebruik van gegevens en registratie daarvan worden niet meer gegevens opgenomen dan voor het doel van de dienstverlening noodzakelijk is. RondomWerk draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de registratie tegen verlies of aantasting van de daarin opgenomen gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.

3. RondomWerk gebruikt de gegevens om de volgende diensten uit te voeren:

– Verzuimregistratie en de daarbij behorende administratie; – Re-integratie (zowel 1e en 2e spoor);

– Als ook concrete/maatwerk adviezen omtrent losse kwesties die onderdeel zijn van bovenstaande trajecten.

Artikel 3 – Registratie door RondomWerk

1. RondomWerk is er mee bekend dat de door opdrachtgevers verstrekte gegevens over cliënten persoonsgegevens zijn in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en dat deze gegevens worden behandeld met inachtneming van hetgeen in overige wetten bepaald is.

2. RondomWerk behandelt alle informatie over individuele cliënten die zij ten behoeve van de uitvoering van met opdrachtgevers gesloten overeenkomsten krijgt vertrouwelijk en draagt er zorg voor dat deze informatie niet aan derden bekend gemaakt wordt. RondomWerk draagt zorg dat door haar personeel en de door haar ingeschakelde derden de gegevens voldoende gewaarborgd worden, o.a. door een contractuele geheimhoudingsverplichting.

3. Naast RondomWerk v.o.f. worden de gegevens ook geregistreerd door RondomWerk Werkt v.o.f. in het kader van de dienstverlening.

4. RondomWerk hanteert een bewaartermijn van twee jaar na afsluiting van het dossier.

Artikel 4 – Verkrijging gegevens en categorieën van gegevens

1. De gegevens die RondomWerk in het kader van haar dienstverlening gebruikt, heeft zij ontvangen van haar klanten of van de betreffende personen die onder begeleiding staan.

2. Basisgegevens: naam, adres, contactgegevens zoals e-mailadres en telefoonnummer

3. Gegevens met betrekking tot gezondheid: hoewel het bedrijfskundig (medische) dossier alleen inzichtelijk is voor de door RondomWerk ingeschakelde gecertificeerde artsen/deskundigen, heeft RondomWerk beperkte gegevens omtrent vooruitgang etc. Medische gegevens zijn echter goed beveiligd en alleen toegankelijk voor de daartoe ingeschakelde (en gecertificeerde) deskundigen, zoals een bedrijfsarts.

4. BSN-nummer wordt alleen door RondomWerk bewaard indien noodzakelijk, deze is namelijk in bepaalde gevallen noodzakelijk voor communicatie met het UWV en de bedrijfsarts.

5. Gegevens die noodzakelijk zijn voor het functioneren voor onze website, denk hierbij aan de gegevens die cookies verzamelen, zoals o.a. het IP-adres. Hiervoor kunt u ook onze cookie statement op de website bekijken.

Artikel 5 – Ontvangers van gegevens

1. Werkgever: De klanten van RondomWerk zijn werkgevers. Beperkte informatie zal worden gedeeld met de klant/opdrachtgever van RondomWerk. Dit betreft rapportages van gesprekken en/of het proces en de vooruitgang. Uiteraard zal met de klanten van RondomWerk in geen geval medische informatie gedeeld worden van de betreffende persoon (werknemer) onder begeleiding.

2. Verwerkers/leveranciers: De partijen die RondomWerk inschakelt in het kader van software en ICTbeheer hebben tevens toegang tot de gegevens. Met deze partijen heeft RondomWerk een verwerkersovereenkomst gesloten om te waarborgen dat deze partijen zorgvuldig omgaan met deze informatie.

3. Deskundige: De medische of niet-medische deskundige ontvangt van RondomWerk gegevens in het kader van de dienstverlening om de begeleiding zo efficiënt en zorgvuldig mogelijk te kunnen uitvoeren. Deze deskundigen zijn gehouden de voor hun geldende wettelijke verplichtingen na te komen. In aanvulling hierop stelt RondomWerk voor deze deskundigen ook een aantal verplichtingen en/of richtlijnen op om zo de kwaliteit van haar dienstverlening te waarborgen.

4. Derden: RondomWerk kan op grond van wettelijke verplichtingen gehouden zijn om de gegevens te verstrekken aan instanties.

Artikel 6 – Informatiebeveiliging

1. RondomWerk draagt er zorg voor dat persoonsgegevens worden beschermd. Digitale gegevens zijn alleen te raadplegen via een persoonlijke inlogcode van de werknemer van RondomWerk v.o.f. Deze gegevens worden bewaard op de server van netwerkpartner Databyte B.V. waarmee tevens een verwerkersovereenkomst is gesloten.

2. Fysieke en digitale gegevens worden bewaard en zijn slechts toegankelijk voor de daartoe geautoriseerde personen. Zo is fysiek opgeslagen informatie beveiligd doordat deze op een afgesloten plek is opgeslagen en digitale informatie is beveiligd door middel van firewalls en beveiligingscertificaten.

3. Iedere werknemer van RondomWerk v.o.f. heeft een arbeidsovereenkomst ondertekend met daarin opgenomen een clausule met betrekking tot geheimhoudingsplicht en eventuele gegevensverstrekking aan derden.

Artikel 7 – Uw rechten bij verwerking van gegevens

1. Recht op inzage: (Persoons)gegevens in het dossier inzien die RondomWerk geregistreerd heeft.

2. Recht op rectificatie/correctie: Gegevens laten aanvullen en/of wijzigen indien er sprake is van onjuiste of onvolledige informatie.

3. Recht op beperking van verwerking: Verwerking door RondomWerk van gegevens (tijdelijk) stopzetten, indien dit uiteraard mogelijk en noodzakelijk is en niet in strijd is met wettelijke verplichtingen van RondomWerk.

4. Recht om vergeten te worden: De gevallen waarin toestemming is gegevens om gegevens te verwerken, kan ook worden ingetrokken. In dat geval zullen de gegevens waarvoor eerder toestemming was verleend om deze te verwerken, verwijderd worden.

5. Recht op bezwaar: bij RondomWerk kan een bezwaar ingediend worden tegen de verwerking van gegevens. In dat geval zal RondomWerk bekijken of er geen sprake is van een gerechtvaardigd belang.

Artikel 8 – Toegang

1. RondomWerk wijst binnen de organisatie personen aan die voor de uitoefening van hun functie en werkzaamheden rechtstreeks toegang moeten hebben tot de gegevens.

2. Tevens hebben de software aanbieder en/of ICT-beheerder toegang tot persoonsgegevens voor zover dit voor het beheer respectievelijk de verwerking van gegevens noodzakelijk is.

3. RondomWerk heeft als zodanig geen toegang tot de personeelsgegevens van haar klanten tenzij dit in verband met haar verantwoordelijkheden voor de uitvoering van de opdracht.

Artikel 9 – Klachten

1. Indien RondomWerk een uit dit reglement voortvloeiende verplichting niet nakomt, kan de betrokkene wiens gegevens het betreft zich met een klacht tot RondomWerk wenden.

2. Een dergelijke klacht wordt behandeld overeenkomstig het door RondomWerk vastgestelde klachtenreglement.

Artikel 10 – Slotbepalingen

1. Dit reglement is voor een ieder in te zien via www.rondomwerk.nl.

2. Op verzoek kan een kopie van dit reglement kosteloos worden toegezonden.